RESOURCES

מטריקס DevOps הטמיעה את מערכת ניהול הצוותים והפרויקטים, monday.com בבית הנשיא; המערכת ריכזה את כל המידע במקום אחד והנגישה אותו בלחיצת כפתור. והתוצאה? זמני מענה קצרים יותר, שביעות רצון גדולה יותר והתייעלות ארגונית.

בית הנשיא אוחז בסמכויות בירוקרטיות רבות, כאשר חלק ניכר מעבודת הצוותים  הוא במענה לפניות מהציבור, מארגונים וממוסדות. עד כה, הפניות נעשו במייל והמענה ניתן במייל גם הוא; לא הייתה פלטפורמה שמרכזת את כלל הפניות ואת סטאטוס הטיפול, ועל כן, לא ניתן היה לעקוב אחר כולן או לקבל מדדי מענה.

?למה צריך מערכת ניהול

גורמים בבית הנשיא הבינו כי יש צורך במערכת ניהול שתייעל את העבודה ותפשט את הקולבורציה בין צוותים שונים במשרד, ובחרו במטריקס כזרוע הביצוע של הפרויקט, בשל ניסיונה הרב של החברה בהטמעת פלטפורמות ייעול תהליכים במגוון משרדי ממשלה וגופים ציבוריים. למטריקס ניסיון נרחב בתחום, שהפך אותה לאוטוריטה בעולמות התוכן הרלוונטיים לגופים אלו, ועל כן החברה מצליחה להעניק ערך רב ללקוחותיה כבר בתחילת תהליך ההטמעה.

המערכת של מאנדיי.קום מיועדת לייעל ולנהל תהליכי עבודה עבור מגוון צרכים ארגוניים, ביניהם: ניהול פרויקטים, ניהול תוכניות עבודה, ניהול סיכומי דיון, מעקב אחר משימות לביצוע, ניהול מכירות, ניהול פיתוח וניהול עבודת השיווק. מטריקס DevOps, שותף הפלטינום של מאנדיי.קום עוזרת לארגונים להטמיע את המערכת ולהתאים אותה לצרכים וצוותי הארגון בצורה יעילה ביותר תוך שמירה על תהליכי העבודה ושיפורם.

התאמת פתרון monday.com ללקוח

הפתרון שהציעה מטריקס הוא שימוש בפלטפורמת monday.com, כדי לנהל את כל הפניות המגיעות ללשכת הנשיא, מרגע קבלתן ועד סיום הטיפול. במסגרת היישום, נבנה לוח ראשי בו מנוהלות הפניות המקוריות, וכן לוחות נפרדים לכל מחלקה, בהם מנוהלות המשימות הנדרשות שנגזרות מכל פניה.

הפרויקט ריכז את כל המידע במקום אחד, והנגיש אותו בלחיצת כפתור; מה ששיפר את זמני המענה לפניות, את שיתוף הפעולה הארגוני, ואת שביעות רצונם של העובדים ושל הפונים. המהלך גם הביא לחיסכון בזמן עבודה ולהתייעלות ארגונית כללית.

ומה חושבים על המערכת בלשכה?

דיקלה כהן שינפלד, ראש הסגל של נשיא המדינה אמרה: “מאנדיי עשתה לנו סדר בכל הפניות. הכל ממוחשב, מתועד, מסודר – עובר בין כל המחלקות ומטופל באופן שבו כמעט ולא נופלים דברים בין הכיסאות.  בשל המבנה הייחודי של הבית והצרכים המשתנים, נדרש ליווי צמוד ודינאמי; מבניית המערכת ועד למקצה שיפורים והתאמות. הצוות של מטריקס DevOps כבר הפכו לבני בית – אם בליווי האישי מרחוק ומקרוב, אם בחשיבה על פתרונות יצירתיים במיוחד בשבילנו, ואם בזמינות שמאפשרת לנו לפתור בעיות בזמן אמת.”

חיה עשור, מנהלת ארכיון נשיא המדינה ומערכות סע”ר, הוסיפה: “מטריקס DevOps ידעו לברור מתוך כל השפע של מאנדיי את הכלים שבית הנשיא היה זקוק להם – מדהים היה לראות איך כל מחלקה קיבלה מענה לדרישות ולצרכים שלה. נדהמנו גם מהפגנת שליטה בכל פיצ’ר שיש במאנדיי, כולל אינטגרציות שהפתיעו אותנו. מניסיון רב, לא פשוט להטמיע מערכות בקרב עובדים, ומטריקס DevOps ידעו לעשות זאת בסבלנות, באדיבות ובמאור פנים. המערכת שיפרה את תהליכי העבודה וסיפקה שקיפות מלאה ונגישות למערכת בכל זמן ומכל מקום.”