RESOURCES

משרדים: תל אביב | מקרה בוחן: ניהול פרויקטים | תעשייה: עיריות ורשויות | מספר עובדים:7,000

האתגר:

עיריית תל אביב – יפו מעסיקה כ-7000 עובדים בשלל אגפים שונים, כשלכל אחד תחום אחריות ייחודי. מדי שנה האגפים משתפים זה עם זה בעשרות פרויקטים – מה שמצריך עבודה מסונכרנת, מקויקת ויעילה, כדי להוציאם לפועל באופן מיטבי.

בין אגפי העיריה נמנה אגף המחשוב ומערכות מידע, הפועל כבית תוכנה עצמאי שאמון על כלהפן הטכנולוגי של עיריית תל אביב – יפו; מפיתוח מערכות ליבה ועד פרויקטים ייחודיים. כמות העובדים המרובה, הפרויקטים המורכבים והצרכים השונים של כל אגף הובילו לקשיים רבים בניהול הפרויקטים באופן אופטימלי. עלה צורך בפלטפורמה משותפת ואחידה שתתאים לצרכים המגוונים של כל המחלקות בעירייה בכלל, ובאגף המחשוב בפרט, ותיצור שיטת עבודה מסודרת, נוחה ואחידה.

הפתרון:

לאחר חצי שנה של חיפוש אחר כלי עבודה לניהול הפרויקטים, הפתרון הגיע בדמות monday.com. המערכת הציעה פתרון אינטואיטיבי וקל לשימוש גם לצוותים שאינם טכנולוגיים, המאפשר יצירת שפת עבודה יחידה, עוקב בזמן אמת אחר העבודה השותפת, ומעל הכל, מותאם אישית עבור כל צורך. עם סיומו של פיילוט מוצלח שנערך בקרב 100 עובדים באגף המחשוב, monday.com הוטמעה בכל אגפי העירייה. כל המערכת ייעלה את תהליכי העבודה בעיריית תל אביב – יפו:

1. הטמעה קלה ויעילה של מערכות גם בקרב צוותים ללא רקע טכנולוגי – בזכות אופיה האינטואיטיבי של monday.com, התאפשרה הטמעה נוחה ומהירה שלה בכל המחלקות והאגפים.
2. ייעול תהליכי עבודה אודות להתאמה המדוייקת לכל צורך – גמישות המערכת מאפשרת יצירת תהליכי עבודה מגוונים לפרויקטים מתחומים שונים, כשהיא מתאימה עצמה לצרכי הצוותים ולא להיפך.
3. גיבוד מתודולוגיה ושפה חדשה ואחידה בפלטפורמה – שהובילה לביסוס פורמט עבודה עבודה משותף ואחיד עבור כל אגפי ועובדי העיריה, שעובד באופן שוטף ויעיל עד היום.
4. מעקב הפרויקטים המתקיימים במקביל בכל רגע נתון – הבקרה הנוחה אחרי שלבי העבודה של הפרויקטים מייעלת את התהליכים, ובסופו של דבר חוסכת זמן וכסף.

התוצאות: 

617 שעות חודשיות שנחסכו | 76,015 ש”ח שנחסכו כל חודש